メールでの挨拶をなめてはいけない!

営業とちがって外回りの無い私達OLにとって、メールでのやり取りは最重要事項。

お客様へ対しての新年や新年度の挨拶など、節目の礼儀はメールできちんと挨拶しておきたいですよね。

もちろん、電話する機会があれば直接伝えるのが一番です。

ですが、その為だけにわざわざ電話するのは相手に時間を取らせて迷惑になる可能性も。

特に要件が無いのであれば、相手が時間がある時に確認できるメールでの挨拶が一番です。

ただし、送れば良いってもんでもありません。

言葉を大事にする日本人にとって、失礼な文章を送ってしまっては逆効果!

新年早々からミスはしたくありませんよね。

そこで、挨拶メールの常識やコツをご紹介したいと思います♪

「新年の挨拶」と「新年度の挨拶」の違い

まず、新年と新年度の挨拶の違いは何かを明確にしましょう!

新年の挨拶とは…1月の正月を迎えた後に送る年頭の挨拶、年初の挨拶。

新年度の挨拶とは…4月に新しく会社に入社した場合や、新しい部署に異動した時にする挨拶。

です!!

どちらかというと、新年の挨拶の方がする機会は多そうですね。

いずれの場合も、良好な関係を作るためには欠かせない挨拶になります。

シーンに合った挨拶文を送りましょう♪

「新年(1月)の挨拶」メール文のコツ

新年の挨拶メールを送る期限は一般的に1月7日(松の内)までとされています。

地域によっては1月15日(小正月)の場合もあるようですが、新年の挨拶は早めに越したことはありませんね。

仕事始めの日に送るのがベストかと思います!

件名

安易なタイトルでは見落とされがち。

また、件名だけで時間がある時にチェック出来るような内容だと分かると親切ですよね。

「年始のご挨拶 ○○会社○○(自分の名前)」

など、一目で内容が分かるものにしましょう。

「お疲れ様です」「お世話になっております」などはNG。

「Re」などはもっての他です。

出だし文

本文の最初には必ず「○○会社 ○○様」と付けましょう。

肩書きや役職がある場合は名前の前に付けます「取締役社長○○様」。

会社宛であれば「○○会社 御中」という表記になります。

相手先や名前は絶対に間違えないようにするのが絶対のルール。

送信前には必ず再確認してみてくださいね。

書きはじめ

書きはじめはもちろん、新年の挨拶からですね。

書きだし文としては、
・謹んで新春のお慶びを申し上げます。
・新年あけましておめでとうございます。
・謹んで新年のご挨拶を申し上げます。
など年賀状に書くような内容でOKです。

その後に自分の名前を明記しましょう。

本文

新年の挨拶の場合は、昨年の感謝と、今年もよろしくお願いしますという気持ちを伝えるのが一番の目標です。

内容には会社を取り巻く環境や状況、今年の目標や抱負などを記載しても良いですね。

相手との個別エピソードがある場合は添えておくと、特別感が出るし、一斉送信だと疑われません。

相手もきっと喜ばれますね。

気を付けたいのは、重要な仕事の話は記載しないようにする事。

年始の挨拶だからとチェックが後回しにされると一大事になってしまいます。

重要な案件は、別メールで改めて送信するようにしましょう。

文例

件名:年始のご挨拶 ○○会社○○

○○株式会社
営業部 ○○様

謹んで新春のお慶びを申し上げます。
○○会社・○○でございます。

旧年中は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございました。
本年も、より一層尽力をしてまいりますので旧年同様のご高配を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。

尚、弊社は1月○日より通常営業させて頂きます。
また、お目にかかるのを楽しみにしています。

メールにて恐縮ですが、本年もどうぞよろしくお願い致します。

「新年度(4月)の挨拶」メール文のコツ

新年度の挨拶文のコツは、あまり長文では無く良い意味でビジネスライクである事です!

新年の挨拶に比べたらアッサリとしたイメージで書きましょう。

件名

件名は、新年の挨拶と全く同じ事が言えます。

安易なタイトルではなく、一目で内容が分かるものにしましょう。

「新年度のご挨拶 ○○会社○○(自分の名前)」

こんな感じですね。

「お疲れ様です」「お世話になっております」「Re」などはNGですよ。

出だし文

これも新年の挨拶と同じです。

本文の最初には必ず「○○会社 ○○様」と付け、肩書きや役職がある場合は名前の前に付けます「取締役社長○○様」。

会社宛は「○○会社 御中」という表記です。

相手先や名前は絶対に間違えないように、送信前に再度チェックしましょう。

書きはじめ

まずは、書きはじめに春を感じさせる言葉を持ってくると良いです。

書きだし文としては、
・陽春の候、皆様には益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
・桜花の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
・春陽の候、皆様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。
などを用いると、出足が綺麗ですね♪

さらに、初めて送る方には「初めまして」や「突然のご連絡失礼致します」などの挨拶を用いましょう。

既に顔見知りの相手であれば「いつもお世話になっております」や「平素より一方ならぬご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます」となります。

本文

厳密なルールはありませんが、基本的に丁寧な文章を心がけましょう。

以前関わりあった案件など、相手との関係性を再認識するような内容をさりげなく盛り込むのも良いですね。

引き続きのご愛顧をお願いする流れがスムーズになります☆

新年度における業務予定や抱負などを記載しておくのも良いですね。

ただし、重要な案件の内容を記載するのはやめましょう。

別メールで改めて送信するようにしてください。

文例

件名:新年度のご挨拶 ○○会社○○

○○株式会社
営業部 ○○様

陽春の候、皆様には益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
○○会社・○○でございます。

平素より一方ならぬご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
また、メールでの御挨拶にて失礼いたします。

今年度より貴社のご担当を○○より引き継ぎさせて頂く事になりました。
担当者の交代で貴社にご不便、ご迷惑をおかけしないよう、更なる努力を致しまして、精一杯の対応をさせていただきます。
一層のご指導、ご鞭撻をお願い致します。

何かと至らぬ点も多いと存じますが、 お引き立てを賜わりますようお願い申し上げます。

まとめ

いかがですか?

新年や新年度の挨拶に悩んだら是非参考にしてみてくださいね♪

もし、送るかどうか悩んでいたら、絶対送る事をオススメします。

「挨拶したい」という気持ち自体は相手も喜んでくれるはずです。

件名で挨拶文だと分かれば、相手の方も空いてる時間に見てくれるはずなので、時間を煩わせる心配もありません。

例文を参考にしてもらえば、そこまで難しい物でもありませんし、心配な時は上司や先輩に相談してみても良いですね。

社会人として、きちんと挨拶出来る女性だ…と思われるメールを送りましょう♪♪

 

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